押さえておきたいビジネスメールのマナーや常識

To・CC・BCCとは何だろう

シニアの方は、メールのやり取りができる人と苦手な人、極端に分かれる傾向があるようです。ここで改めてビジネスメールのマナーや常識を把握し、ぜひ前者のような人になりましょう。

 

ビジネスメールで少し混乱しがちなのが、ToとCCとBCCです。これは、誰の宛先をどこに入れるか、に関するマナー。間違えると機密情報が漏れかねないので気をつけなければいけません。

 

Toとは、「?へ」の意味なので、メールを送りたい相手の宛先を入力するためのものとなります。メールの内容を伝えたい・知らせたい人の宛先をこのToの部分へ入力します。

 

CCとは、メールの内容を参考までに知らせたい人の宛先を入力するためのもの。直接その人宛ではないものの、メールの内容や送信の事実を知っておくべき人がいる場合には、その人の宛先をここに入力します。

 

BCCとは、メールの内容を参考までに知らせる必要はあるけれども、ToやCCの人にはそのメールが送られているという事実を知らせる必要がない場合に、これを使います。BCCに入れられた人は、お互いに名前や宛先を知る術が、少なくとも、これを用いたメールによっては存在しなくなるのです。

 

 

返信に関する注意点

ビジネスメールのマナーといえば、返信に関することも忘れてはいけません。当たり前のことですが、メールが届いたらすぐに内容を確認し、できるだけ早めに返信してください。絶対に後回しにしないこと。

 

メールの内容に関して詳細に確認するまでに時間がかかる、あるいは、すぐに返事ができない場合でも、「弊社で確認し、明日までに連絡差し上げます」などと、受け取ったメールに対しての返信をするようにしましょう。

 

これはメールを受け取り内容を確認したことを相手に伝えるためです。そうしなければこちらがメールを読んだかどうかすらも相手にはわからないので、必ずこうしたレスポンスを徹底してください。

 

返信する際の件名にも注意点があります。「Re:」は基本残し、しかし、その前の部分にメールの内容に関して、「確認致しました」、「承知致しました」など、一言添えるなどするとスマートです。ただ、メールでやりとりするたびに「Re:」の数が増えるような仕様になっている時には、1つだけ残してあとは消してしまいましょう。

 

 

不快な思いをさせない細かな配慮を

ビジネスメールは、いかに受け取った相手に不快な思いをさせないかを考えることが大切です。

 

・用件の数は少なめに(1通のメールで1用件が基本)
・返信期限等がある場合には、そのデッドラインなども詳細に書いておく
・空白の行は4、5行おきくらいに設けると読みやすいでしょう
・さらに読みやすくするために、見出しも有効に活用すること

 

これらのことを気にしてメールを書いていけば、相手も不快な思いをすることなく、また、こちらとの思い違いでトラブルになることも避けることができるはずです。

 

 

 

 

 



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